“Clean desk” per gli avvocati che si devono per forza recare in ufficio. Con prenotazione online dello spazio di lavoro, misurazione della temperatura all’ingresso, kit con mascherine e detergente, possibilità di raggiungere il posto di lavoro solo con mezzi privati o taxi pagati dallo studio, accesso a solo una parte contingentata della sede. In questo modo tutti i movimenti siano tracciati in caso di emergenza sanitaria.
È il piano “anti-covid” messo a punto da BonelliErede, lo studio legale più grande d’Italia che si è trovato a gestire oltre 750 tra collaboratori e dipendenti costretti a dover lavorare da casa, in smart working. Strumento che, peraltro, lo studio stava sperimentando con un progetto pilota che coinvolgeva circa 80 professionisti. A spiegare a Le Fonti Legal l’organizzazione dello studio in Italia e per le sedi all’estero in questi mesi di emergenza globale è Andrea Carta Mantiglia, partner e consigliere delegato di BonelliErede.
Come avete gestito la fase iniziale di emergenza?
L’organizzazione di tutte le risorse di BonelliErede è stata gestita da un gruppo operativo interno che è stato istituito a marzo scorso. Si riunisce quotidianamente per fare il punto della situazione e affrontare tutte le criticità che possono emergere per coloro che lavorano da remoto. Da subito, inoltre, abbiamo divulgato un protocollo dettagliato di regole di comportamento e di carattere sanitario da seguire. Dal punto di vista operativo la raccomandazione che abbiamo dato è stata di stare a casa sfruttando lo strumento dello smart working. Questo non solo per adeguarci alla normativa nazionale, ma proprio per una questione di responsabilità sociale. Il nostro lavoro può essere infatti per larga parte effettuato in remoto, per cui è nostro dovere contribuire a non affollare le strade in un momento in cui altre categorie di lavoratori hanno maggiore necessità di essere fisicamente presenti nel posto di lavoro.
Come state gestendo la cosiddetta “fase 2”?
La seconda direttrice lungo la quale ci siamo mossi è stata di contingentare le possibilità di accesso agli uffici a un numero limitato di persone. Questo con due modalità: un sistema di prenotazione dello spazio di lavoro attraverso la compilazione di un modulo dove non solo vengono riportate le ragioni per le quali ci si reca in ufficio, ma viene anche dichiarato, sotto la propria responsabilità, di non essere stati a rischio contagio. Mentre per le sedi con una popolazione elevata, e mi riferisco a Milano e Roma, abbiamo anche chiuso una parte consistente degli spazi accessibili per le persone che si recano in ufficio. Ovvero, si può accedere solo a una parte limitata delle sedi dove sono presenti dei “clean desk” che vengono utilizzati per la giornata, sanificati e messi a disposizione per il giorno successivo. A tutte le persone che si recano in ufficio viene inoltre consegnato un kit contenente mascherine e detergenti per le mani. In questo modo, possiamo tracciare i movimenti delle nostre persone e, in caso di allarme sanitario, ricostruire più da vicino i contatti avuti. A tutto ciò si aggiunge il fatto che l’accesso fisico in BonelliErede avviene previa rilevazione della temperatura, che non deve superare la soglia di 37 gradi (invece dei 37.5 previsti dalla normativa). L’accesso agli uffici, infine, può avvenire solo tramite mezzi privati o taxi a spese di BonelliErede.
Come state gestendo lo smart working di un numero così elevato di risorse? Eravate preparati?
Per quanto riguarda lo smart working, stavamo sperimentando un progetto pilota che coinvolgeva un’ottantina di persone all’interno dell’organizzazione, che poi sarebbe stato esteso a tutti. Quindi, non eravamo impreparati. Inoltre, il nostro sistema informatico è stato in grado di reggere l’onda d’urto di oltre 750 persone che lavorano da casa. Non si è mai verificata alcuna disfunzione e non abbiamo dovuto ricorrere ad acquisti di emergenza, avendo tutti già a disposizione i pc per poter lavorare da remoto. Negli ultimi giorni, nell’ambito dell’alveo delle attività del progetto livebetter, abbiamo messo a disposizione di tutte le nostre persone un budget da spendere in accessori informatici per rendere migliore l’esperienza lavorativa da casa.
State affrontando criticità particolari nella gestione e chiusura delle operazioni in modalità remoto?
Nella chiusura delle operazioni ci sono dei momenti formali, come le stipule di atti notarili o le girate di azioni, per cui sono necessari momenti di incontro fisico. Ci siamo però organizzati in modo tale che siano presenti il minor numero possibile di persone, con turni di accesso in modo da non creare assembramenti di alcuni tipo.
A suo avviso qual è il futuro della professione di avvocato alla luce di questa esperienza che ha sconvolto i paradigmi della vita sociale e lavorativa?
L’utilizzo della tecnologia è diventato oggi più che mai imprescindibile, anche nella creazione di processi e contenuti. Il secondo aspetto che vedo è sicuramente di natura organizzativa: l’organizzazione del lavoro in futuro risentirà positivamente dell’utilizzo dello smart working, in questo periodo, da parte di un numero di professionisti che solo tre mesi fa non era immaginabile. Chiaramente siamo più indietro rispetto ai paesi anglosassoni, ma sta di fatto che il paradigma del “tutti insieme nello stesso posto e nello stesso momento” non sarà più la regola. L’organizzazione del lavoro sarà “agile working”, con duttilità di orari e presenze magari alternate dei team di lavoro. Tutto ciò avrà sicuramente una ricaduta anche sul real estate legato agli studi legali: gli spazi degli uffici saranno più contenuti rispetto ad adesso. Inoltre, e questa è una ovvietà, si faranno meno riunioni fisiche e si viaggerà molto meno.
Come sappiamo l’emergenza, pur essendo globale, si è manifestata in tempi diversi nei vari paesi. Come ha inciso questo aspetto sulla gestione dell’attività di uno studio internazionale come il vostro?
La scansione temporale dell’incidenza del virus a livello globale, in realtà, si è rivelata un vantaggio per noi perché abbiamo potuto imporre delle regole di prudenza alle sedi estere in anticipo rispetto alle disposizioni governative locali. A Dubai, per fare un esempio, abbiamo chiesto ai professionisti di stare a casa prima che entrasse in vigore il lockdown negli Emirati Arabi Uniti. In generale, abbiamo condiviso e messo a fattor comune una serie di precauzioni con le nostre persone degli uffici di Londra, Bruxelles, Il Cairo e Addis Abeba.
