Come dovrebbero prepararsi al meglio le imprese nei giorni dell’emergenza Coronavirus? Quali sono i potenziali rischi legali che possono insorgere a seguito di tali avvenimenti? A queste domande intende rispondere una guida messa a punto da PwC con alcune considerazioni di natura commerciale e legale sui seguenti temi:
- Gestione dei contratti aziendali
- M&A
- Viaggi di lavoro
- Operatività in smart working
- Takeway
Le imprese, infatti, non si trovano solo a dover fronteggiare le misure straordinarie prese dal governo “in materia di contenimento e gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19”, ma anche la crisi che ne deriva in Europa e nelle economie moderne, tra loro interconnesse per via della globalizzazione e delle interazioni dovute agli scambi commerciali internazionali.
Gestione dei contratti aziendali
Secondo la guida i contratti esistenti, che sono fondamentali per le imprese, dovrebbero essere rivisti con particolare attenzione ai diritti di modifica, di rinnovo e di risoluzione. Potrebbero infatti verificarsi situazioni in cui le aziende o le controparti riscontrino che l’interruzione della catena di fornitura abbia impedito, ad esempio, l’adempimento di obblighi legali previsti da determinati contratti. In tal caso, potrebbe essere necessario esaminare se vi sono diritti di recesso o se esiste la possibilità di appellarsi alle disposizioni di forza maggiore. Le clausole di forza maggiore nei contratti possono essere redatte in modo generale e, in caso di controversia, possono essere interpretate in base alla legge applicabile al contratto.
Se la controparte non è in grado di adempiere ai termini del contratto, la guida consiglia di trovare soluzioni per mitigare la perdita, provando per esempio a cercare una controparte alternativa, al fine garantire la continuità nella catena di approvvigionamento. In caso di controversia invece, i tribunali si aspettano generalmente che il denunciante adotti provvedimenti per ridurre i danni che potrebbero subire a seguito della mancanza di adempimento della controparte.
Quando si negoziano nuovi contratti, è possibile invece valutare in che modo il virus COVID-19 potrebbe influire sugli obblighi delle parti e includere la lingua pertinente per far fronte a questo, considerando diversi scenari.
M&A
I contratti di vendita e acquisto tipici, specifica la guida, contengono il termine “effetto negativo materiale” o “cambiamento negativo materiale” (definita MAC clauses). Ciò può essere definito come condizione di chiusura della transazione o considerato come una qualifica di determinate dichiarazioni e garanzie o persino un evento di inadempienza. Poiché le clausole MAC possono variare a seconda dei contratti, la questione se le interruzioni dell’attività causate dal virus COVID-19 costituiranno un cambiamento avverso sostanziale o meno dipenderà dalla definizione del termine nel relativo accordo. Se un acquirente desidera abbandonare unilateralmente un accordo basandosi sulla clausola MAC, sarebbe importante rivederne attentamente la definizione per valutare se sia possibile applicare la clausola MAC o meno. Se invece risulta che la MAC non sia applicabile, l’acquirente potrebbe essere ritenuto responsabile per la violazione del contratto invocando erroneamente la clausola MAC.
Gestione dei dipendenti
I datori di lavoro hanno il dovere, secondo la legge, di fornire un luogo di lavoro sicuro. Pertanto, essi devono attuare misure per prendersi cura dei propri dipendenti in modo ragionevole. Le norme impongono ai datori di lavoro di attuare, per quanto ragionevolmente fattibili, le misure necessarie per garantire la sicurezza e la salute dei dipendenti sul luogo di lavoro e la violazione delle disposizioni della legge potrebbe costituire un reato.
Viaggi di lavoro
I datori di lavoro possono essere ritenuti responsabili per i danni subiti dai dipendenti nel corso delle loro mansioni lavorative. Prima di lasciare che i dipendenti vadano in viaggio d’affari in paesi con un elevato numero di casi segnalati di infezioni da virus COVID-19, è necessario effettuare una valutazione della situazione in evoluzione e dei potenziali rischi correlati ad essa. Un dipendente al quale viene dato il permesso da un datore di lavoro di recarsi in aree ad alto rischio e che successivamente contrae il virus può avvalersi della facoltà di prendere provvedimenti a discapito del suo datore di lavoro.
Alcuni datori di lavoro potrebbero aver stipulato un’assicurazione che copre il rischio di responsabilità per violazione del dovere di diligenza del datore di lavoro. Può essere utile verificare la polizza assicurativa e accertare se la polizza copra o meno i danni subiti da un dipendente, a causa dell’infezione da virus COVID-19 contratta durante il viaggio d’affari.
Operatività in smart working
Dal 22 febbraio la maggior parte delle grandi imprese del terziario a Milano hanno adottato prassi di Smrt working per consentire la continuità operativa in ottemperanza ai piani di Contigency Plan addottati in casi di emergenza, come per il Caso del Covid-19. Hanno funzionato, per la maggior parte hanno retto seppure in alcuni casi, soprattutto nel mondo finanziario, l’operatività sui mercati con strumenti e l’uso di applicativi che consento la gestione dell’operatività, e la loro connessione, non sono stati gestibili da remoto e per tanto in alcuni casi lo smart working non è stato applicabile. È stato questo il primo vero caso in cui si sono adottate le politiche di Contingency Plan adottate e forse sarebbe opportuno rivederle alla luce di cosa ha veramente funzionato e di cosa andrebbe adeguato e rivisto.
Takeway
Durante la gestione dell’epidemia di virus COVID-19, la guida consiglia alle imprese di reagire rapidamente e di essere proattive nell’elaborazione di un piano d’azione per affrontare potenziali problemi relativi ai rischi legali e alla gestione dei dipendenti.
