Nella puntata di Doppio Binario su Le Fonti TV, si è andati ad approfondire quelle che sono i sistemi di pagamento e come viene gestita la liquidità dai professionisti all’interno degli studi legali. Se ne è parlato con Davide Grassani, Director Global Commercial Services American Express Italia, con l’avvocato Marco Rizzo, Partner di Gitti & Partners, con l’avvocato Francesca Morra, Partner di Herbert Smith Freehills, con l’avvocato Gianluca Albè, Co-Managing Partner di A&A Studio Legale e con l’avvocato Giovanni Simone, Founding Partner di sls e associati.
Dottor Grassani, se vuole inquadrare meglio il discorso che io ho semplicemente accennato e che riguarda appunto come stanno cambiando le politiche finanziarie anche per i professionisti.
Davide Grassani. Sì grazie come tutti sappiamo oggi è fondamentale definire l’obiettivo economico quindi il rapporto queste ricavi di qualsiasi società e anche per l’ottimizzazione di uno studio professionale è altrettanto importante l’aspetto finanziario quindi quando pago e quando incasso evidente che anche una commessa importante e chi lavora con la pubblica amministrazione da questo punto di vista né fortemente consapevole può diventare un problema se non prontamente e correttamente gestiti i flussi di cassa l’obiettivo nostro è essenzialmente oggi appunto prendere qualche spunto in questa discussione per capire come poter con un contesto complesso tenere sempre presente questi elementi aggiungo solo un’ultima cosa un esempio macroscopico per capirci dove come vogliamo e oggi che tipo di situazione dobbiamo affrontare ci potrebbe essere la possibilità immaginando di firmare un importante contratto il primo gennaio che ci consente di coprire tutti i costi sia fissi e variabili dello studio però di avere committente che ci promette il pagamento al 31 licenzia quindi dal punto di vista economico siamo assolutamente a posto ma abbiamo ovviamente evidentemente un problema ed è questo uno dei temi che oggi volevamo discutere con i nostri ospiti.
Adesso è inutile presentare lo studio Gitti & Partners che tutti conoscono, è uno studio multi practice e quanto è importante per il vostro studio la gestione della liquidità.
Marco Rizzi. La liquidità è importante gestirla sempre non credo che esista un settore di produzione beni e servizi in cui in questo momento storico intendo diciamo nel ciclo produttivo che nell’ultimo ciclo produttivo che sia perché negli ultimi 50 anni che non debba fare conto con i flussi di cassa in particolare noi che cerchiamo di produrre servizi di alto livello o con dire quello che ci sentiamo di produrre di servizi di alto livello e necessita di flussi di cassa costanti di spese che sono tendenzialmente fisse e mi riferisco alle utenze alle locazioni allo stipendio di tutti i collaboratori che abbiamo e poi ci sono anche spese che sono necessarie sono tendenzialmente le spese di giustizia quando si va diciamo a discutere davanti alle corti gli ingressi mentre i ricavi non sono sempre il timing dei ricavi non è sempre come dire pre pre ordinato non può essere sempre stabilito a priori come invece stabilito a priori in modo fisso la spesa in particolare nel tutta in tutto il comparto e menez ci sono settori all’interno dello svolgimento di servizi legali che soffrono di più e settori che soffrono di meno questa discrasia tra incasso e spesa tipicamente il settore delle mie è un è un settore che soffre in particolare queste discrasie quindi lo strumento lo strumento che ti permette di tenere sotto controllo i flussi di cassa non fosse altro ex post anche come controllo e monitoraggio è molto importante e quindi diventa un aspetto fondamentale è chiaro che la pandemia aggravato tutto questo è anche vero che la pandemia agevolato gli studi legali a tagliare costi perché è vero che durante la pandemia per esempio si ha viaggiato meno si è fatto meno in business il fatto meno marketing il tema è che a tutte queste voci meno non corrispondono voci più nei ricavi anzi corrispondono altrettanto voci negative nei ricavi quindi in realtà come dire si salva il flusso di gas nell’ultimo anno ma si perde anche un flusso ai ricavi questo ci fa capire che in realtà la cassa la gestione della cassa della gestione del cash flow è una costante che è necessaria l’uscita è necessario perché ti aiuta anche ad aumentare i rincari.
Le chiedo se può raccontare l’esperienza del vostro studio lo ricordiamo insomma la matrice australiana, e appunto c’è anche la sede in Italia. Come gestite voi flussi di cassa?
Francesca Morra. Devo dire che Herbert Smith Freehills è il risultato di una di una fusione tra uno studio che nasceva come studio inglese ma aveva già molte fedi nel mondo e prince che è tutto nasce come studio australiano ovviamente come è stato già detto l’aspetto dei flussi finanziari è fondamentale per tutti gli studi legali ma potrete immaginare che in uno studio internazionale con 26 uffici nel mondo e che devono interfacciarsi anche con dire approcci diversi e mercati diversi io faccio solo un esempio le tempistiche di pagamento dei clienti italiani e magari società pubbliche o quant’altro è completamente diverso da quello a cui magari i nostri colleghi inglesi o americani o sei anni sono sono abituati quindi è chiaro che in uno studio internazionale come il nostro delle procedure talvolta anche rigide sono essenziali sui termini di pagamento sui termini di spesa quindi sia diciamo per quanto riguarda i costi che per quanto riguarda i ricavi per raggiungere determinati obiettivi determinate performance solo per darvi un’idea dell’attenzione che sono allo studio a su queste tematiche pensate che insomma noi ogni ogni ufficio ogni settimana deve inviare a un team che si occupa ovviamente soltanto di questo a livello centralizzato i flussi di cassa pesi venite sia costi che ricavi per un orizzonte temporale di di tre mesi proprio per avere sempre tutto sotto controllo ed aggiornato su base su base settimanale così come ecco qualsiasi deviazione a quelle che sono state considerate come dire gli standard e di pagamento verso i nostri fornitori e di incasso quindi la parte dei nostri clienti adesso deve seguire determinate procedure proprio ecco per avere un po delle delle approvazioni particolari e gli stessi tempi di come dire di emissione delle fatture di incasso viene preso in considerazione proprio come gipi ai delle performance dei singoli professionisti quindi la struttura è abbastanza complessa ma evidentemente per gestire sono 26 uffici nel mondo è inevitabile.
La struttura del vostro studio è un pò più semplice rispetto appunto allo studio Herbert Smith Freehills, ovviamente il vostro studio come tutti sanno, specializzato in particolare in ambito lebore e le chiedo appunto Quali sono le vostre politiche per ottimizzare i flussi di cassa?
Gianluca Albè. Sì grazie. Noi siamo uno studio considerato medio tra gli italiani diretti foodservice come ha detto lei giustamente abbiamo nostro cuore il diritto del lavoro ma ci occupiamo di tutto siamo dislocati su quattro sede in italia ma la nostra sede centrale nostre portere busto arsizio che è una cittadina vicino a malpensa ricca di tante pmi e forse questa impostazione passatemi il termine più provinciale ci ha portato molto a a pianificare a fare tante previsioni anche a rivedere le previsioni durante l’anno soprattutto abbiamo ovviamente le previsioni di entrata e di uscita ma soprattutto quelli che possono essere previsioni di uscita perché nonostante la pandemia come hanno detto i colleghi che alcuni costi sono stati rivisti alcuni costi comunque l’abbiamo mantenuto con piacere che sono tutte quelle che riguardano il marketing e la comunicazione ed eventi per tutto quello che ruota attorno alla cultura perché è un altro degli altri punti focali su cui ci basiamo come dicevo di noi iniziamo da ottobre novembre dell’anno precedente a fare una pianificazione partendo da i costi che dell’anno che ci sono stati e da quelli che sono i possibili ricavi considerando anche trend del mercato e ogni tomeo tre mesi c ci rivediamo tra soci e cerchiamo di vedere dove stiamo andando per capire se quello che abbiamo previsto è reale o se c’è bisogno di correttivi quindi una pianificazione previsione è un monitoraggio continuo e impostiamo lo possiamo in questo modo.
Avvocato Simone chiedo a lei a questo punto, il suo studio appunto specializzato nell’ambito del diritto bancario e come appunto ottimizzate i vostri flussi di cassa?
Giovanni Simone. Devo dire che un’esigenza quella di andare a guardare i flussi finanziari crescere normalmente dagli ordinamenti la anni mi ha sicuramente al campo di libri o lato spaccato del curioso po particolare perché noi abbiamo lavorato da sempre siamo sempre stati abituati a dire che di sicuro balcani e la prima attenzione quando giocavamo su flussi finanziari era la trattativa nella confezione con il cliente che ci consentiva di riuscire a far fronte a quelle che potevano essere le esigenze finanziarie nello studio in maniera aggredire faranno va su quelle che potevano essere le aspettive economici tra collezione noi abbiamo avuto due cambiamenti del 2008 spettro di osservazione è sempre uno spettro di uno studio robotic di medie dimensioni sia siamo passati dalla grande arco gli istituti di credito apc player che invece sono tracce una casa o con investitori stranieri perché noi oggi abbiamo come interlocutori prevede player che hanno fatto shopping e viene pl due tipi oggi è un argomento ai tre pagine dei giornali di continuo ovviamente gli investitori stranieri nazionale in maniera differente quindi tu non puoi più ragionare semplicemente tarando le tue necessità finanziarie sulla convenzione ma ad esigenze crescenti e ovviamente i pagamenti ci sono anche dilatati nel tempo perché il format che noi diamo al cliente e vanno accaduta sull’investitore quindi molto spesso il flusso finanziario ha un effetto domino quindi se noi bravi incassa il nostro cliente quindi l’investitore li mette in condizione di quindi noi siamo la catena terminale di questo allora l’attenzione è sempre stata maggiore e quindi ovviamente la volontà al punto di vista bancario food eccessiva gestivano fonde classico infatti ci strumenti maccari quindi nel momento in cui le vie cessità ogni anticipare un contratto che prevedeva tempi di pagamento un po più lunghi non mi riceve anche più programma le capita che a noi del mondo bancario il sottoscrivere un contratto e quindi vedendo incasso corso dell’anno ne utilizza i classici strumenti bancari che però oggi probabilmente non so che sufficiente che anche perché nel momento in cui le dimissioni di studio crescono un esigenze finanziarie aumentano e quindi che ben vengano delle soluzioni alternative e quindi siamo molto attenti sicuramente a tutte queste a digitali che ci consentono di avere maggiori risorse quindi di investire perché anche noi dobbiamo tornare qualità abbiano dare servizi e quindi è un aspetto assolutamente da tenere in considerazione siamo molto attenti ai cambiamenti e quindi che ben vengano delle novità anche da parte del nuovo delle carte di credito sicuramente potranno imparare a fare leva per consentirci far fronte in maniera ottimale quelle che sono le esigenze finanziarie la pandemia diradato i pagamenti quindi noi abbiamo anche dei clienti che hanno dei tempi un po più lunghi le esigenze sono cresciute le devo dire prima del 2020 il mio studio accoglienti professionisti non aveva grandissime necessità pianificazione influssi finanziaria oggi l’esigenza è assolutamente più sentita per la crescita del volume d’affari ma anche soprattutto per le modalità di gestione del cliente quindi di pagamento sono mutate per ore il 2020 e un punto di snodo sicuro se ha cambiato tanti corsi.
Dottor Grassani, io cedo la parola lei le chiedo se vuol fare anche un po il punto di quello che è stato detto nella prima parte si vuole introdurre anche quello che andremo ad affrontare in questa seconda parte.
Davide Grassani. Sì abbiamo sentito che le sfide che oggi affrontano gli studi legali ma come tanti altri prime imprese sono differenti da quelli in anno fa sicuramente la necessità di bilanciare appunto questi ricavi che nelle considerazioni appunto dilazioni di pagamento più lunghe rispetto al passato piuttosto che altre situazioni ma dall’altro accelerazione di alcuni processi come dicevamo prima digitalizzazione necessità di pagare il remoto e acquistare diciamo strumenti utili per la per la professione attraverso delle mentalità e modalità differente rispetto al passato diciamo che oggi abbiamo notato che il già nel 2020 come conseguenza a un processo che ha già avviato nell’anno precedente c’è stato un incremento incredibile quella del 40 per cento per tutte le pmi dell’utilizzo di pagamenti di strumenti di pagamento digitale per poter gestire la loro operatività dicendo questa cosa dico anche la cosa abbastanza scontata considerando che oggi siamo costretti un po ad operare in modalità remota però ha dato un’accelerazione che ha modernizzato e ha costretto a modernizzare tantissimi interlocutori e della della filiera diciamo così e quindi penso che la parte diciamo di sistemi di pagamento più innovativa che sta avendo uno slancio un po più elevato è proprio quello delle carte di credito in senso lato delle considerazioni che sono strumenti che possono essere sia fisici che digitali che possono supportare diciamo la gestione quotidiana delle spese sia d’affari che diciamo più per i pagamenti proprio dei propri fornitori.
Avvocato Rizzo, voi come le utilizzate le carte? Chiaramente diceva prima che le spese per le trasferte ormai purtroppo insomma si spera che nel breve un ritorno a ripartire assolutamente però appunto che tipo di strumenti utilizzate? Quale è anche la vostra opinione in merito?
Marco Rizzo. Noi la trasformazione nell’accelerazione dell’utilizzo degli strumenti di pagamento abbiamo visto soltanto benefici in realtà non nell’ultimo anno che ha dato un boost sicuramente ma negli ultimi diciamo nell’ultima decade gli ultimi cinque anni in particolare quando hai quasi 100 professionisti che vanno in giro per l’italia fornire assistenza clienti o comunque a cercare a cercare di fare business e nuove soluzioni in realtà i professionisti nei costi storico si possono gestire i costi in due modi o c’è l’anticipo cassa il cash la mattina prima di uscire o c’è il piè di lista la sera quando si torna così funzionava quando 21 iniziato io una follia oggi ovviamente adesso cioè lo strumento pagamento ai collaboratori ai partner nello studio si dà una carta corporate e si fa tutta l’autonomia non c’è più l’esborso di casta non c’è più l’anticipo del singolo professionista che poi viene ristornato nei costi generali di studio ma è lo studio che va direttamente secondo beneficio importante e quindi un beneficio di semplificazione perché gestire il piè di lista di 100 professionisti diventano un’impresa moda anche di dieci secondo me professionisti ecco il secondo beneficio enorme e che sui mezzi di pagamento sulle carte di credito in generale noi abbiamo ribaltato tutte le commodities quelle possibili quindi tutte le utenze telefoniche tutto il flusso dati tutti i bolli tutte le spese di giustizia e tutte ho detto alle spese di rappresentanza di marketing di budget ok tutto questo tutto questo ha permesso due cose intanto di organizzare meglio le specie di studio e tenere sotto controllo il cash flow dello studio in generale e in particolare e in particolare ha permesso anche di ottimizzare la spesa con l’effetto leva perché poi per quanto piccolo per quanto o come dire che scompare forse all’interno di un fatturato di studio molto importante in realtà il cash flow se beneficio di un mese di effetto leva insomma mese per mese vi assicuro che a fine anno l’effetto si vede e questo è indiscutibilmente il secondo beneficio il tè anche perché nelle commodity sia intendo piattaforme dedicate per l’erogazione di biglietti di hotellerie compagnie aeree tra in italia italo tutto quello che tendenzialmente noi professionisti facciamo quasi quotidianamente terzo beneficio che noi osserviamo del molto importante è la reportistica il cash flow e le spese lo accennavo prima in generale vanno controllate non controllate xante che è un po complicato ma certamente la controllata ex post per pianificare come diceva il collega prima anche in budget dell’anno successivo gli strumenti di pagamento ti forniscono un bilancino mensile che è l’estratto conto già dall’estratto conto poi cominciare ad allocare le spese per cliente per pratica per fusione per settore e questa è una gran comodità perché velocizza chiaramente l’imputazione del costo è anche l’imputazione della verifica questi tre secondo me sono dei benefici diretti che si hanno già dal giorno 1 in realtà cioè dall’estratto conto uno quindi dal 31esimo giorno.
Avvocato Morra. Le faccio la stessa domanda: che tipo di soluzioni adottate anche quali sono i vostri benefici attesi e che avete già invece?
Francesca Morra. Allora devo dire che da questo punto di vista noi scontiamo un po il fatto di essere parte di una una grande organizzazione come come spiegavo prima per cui le nostre prenotazioni di viaggi alberghi trasporti e quant’altro vengono gestiti a livello centralizzato questa scelta è stata presa anche per avere certi casi come dire più potere di negoziazione perché è chiaro che quando si presenta uno studio di queste dimensioni con con uffici in tutto il mondo anche i termini di pagamento e quant’altro possono essere negoziati magari un pochino più con un po più di vantaggi rispetto a quello che farebbe ogni singola ogni singola sede questo ovviamente ha delle sue complicazioni è evidente e devo dire che proprio grazie al fatto che comunque i simboli professionisti hanno delle carte di credito o personali o corporate diciamo quindi dello studio facilità moltissimo quelle situazioni in cui diciamo pre pandemia ci trovavamo ad esempio a dover prenotare un viaggio dalla sera dalla sera alla mattina il team di gestione delle prenotazioni alle 2 di notte non risponde realtà fa ma anche i turni e devo dire però magari veniva più semplice e professionisti di utilizzare appunto le carte le carte di credito mai passando un po quella che la procedura e la procedura standard però insomma era appunto è a volte l’unico modo per diciamo accelerare il processo è però chiaramente grazie appunto alla al funzionamento delle carte di credito non anticipare diciamo il costo perché quando un professionista viene rimborsata la spesa in realtà non è neanche arrivato ancora l’addebito sul conto personale se si usa la carta la carta personale e per qualsiasi altra spesa quello che infatti lo studio diciamo suggerisce e appunto soprattutto i soci è chiaramente regali di reggio ce le hanno e di effettuare tutte le spese tramite carta per come dire una più facile una più facile gestione anche monitoraggio delle spese che vengono fatte e quant’altro quindi nonostante devo dire che il metodo di pagamento di default è quello centralizzato e quindi pagamento con un beneficio comunque altri strumenti più più classici per tutto quello che non si riesce a fare tramite la gestione centralizzata devo dire che le carte di credito aiutano hanno aiutato moltissimo e continuano insomma a darci una bella mano.
Avvocato Albè, per voi invece come funziona?
Gianluca Albè. Sì mi aggancio quello che stava dicendo lei nel senso che la la pandemia da questo lato ha razionalizzato l’utilizzo delle carte di credito faccio l’esempio su di noi prima della pandemia [Musica] tutti i soci e tutti counsel più il marketing l’ufficio le prenotazioni erano dotati di una carta di credito corporate ci si è accorti che erano troppe erano troppe perché alcune non venivano proprio rimanevano inutilizzate quindi l’anno scorso abbiamo attuato una politica di ri definizione dell’utilizzo delle carte di credito per iniziare a utilizzare in un modo più consapevole certo come ha detto come stanno dicendo prima anche le spese di giustizia che adesso devono essere pagate in questo modo una carta di credito diventa vitale il tracciamento è importante assolutamente quindi abbiamo attuato una politica di definizione dell’utilizzo di questo strumento di pagamento iniziando a ottimizzarlo molto di più anche per quello che riguarda tutti i nostri fornitori nel senso che abbiamo chiesto i fornitori che la stragrande maggioranza sono abituati a bonifico a riva a questo metodo di pagamento di switch harlow di passarla carta di credito per dare anche la possibilità noi ritorna la parola di prima di pianificare di avere anche più certezza quando arriva l’estratto conto di quanto è stato speso quando viene addebitato e se c’è la copertura di quello che è stato speso.
Anche per voi avvocato Simone, insomma avete dovuto con questa pandemia rivisitare ottimizzare gli strumenti di pagamento?
Giovanni Simone. Sicuramente. Hanno detto i colleghi prima di me che anche noi è cercato di ribaltare leader accentrare tutto all’interno delle case quindi non c’è dubbio che il libro nato prof do un elemento in più di riflessione quando si parla di processo civile telematico non è questione ormai di farlo tu sei obbligato cioè lavorare come questo civile telematico oggi vuol dire essere ordinati cioè al contributo unificato alla spesa di giustizia la spesa di fissazione rimasta ormai tutto girato sulle carte di credito fino all’altro ieri prima utilizza la ball classico acquisto nella della tabaccheria che ci ceci con la prima senso bancario quindi ma era questa esperienza e ancora questa oggi non è più così c’è poi si è abbassata modello f24 molti friulani hanno rigettato quindi cos’è successo che il processo civile fermati qua ha imposto ai tribunali di adeguarsi alla digitalizzazione quindi i tribunali oggi non accetta alcun altro tipo di pagamento che non sia appropriata e caldo quindi noi abbiamo un oltre alle carte di credito più siamo in maniera classica per le spese di rappresentanza all’interno dello studio ne abbiamo una dedicata alla segreteria chi si occupa di tutti questi pagamenti è sulla carta di credito transitano tutti i pagamenti questo vuol dire anche qui ottimizzare perché il pagamento con la carta di credito ha comunque quel mese di leva che ti consente di riuscire anche ad ottimizzare ma siamo guidati ma paradossalmente dico anche che la cassa di credito ormai del semplice utilizzata per le ricariche di tutte le stazioni dei documenti delle camere di commercio noi non abbiamo il camera di commercio dove andiamo più delle funzioni favorire dei conservatori e non dico che quotidianamente ma quasi eravamo lì noi non accettiamo più quindi l’estrazione dell’ex tour e tutto ciò che concerne a matita un’ipoteca di un’iscrizione ipotecaria transita su carte di ferento quindi ricaricabili anche carte di credito e la segreteria in grado di strada in tempo reale tutti i documenti quindi questo a doppio beneficio 1 essere molto veloce essere di nando dal servizio al cliente sempre migliore contestuale a quella che è l’attività che noi abbiamo a scorgere poi ci consente anche di fare veniva e di gestire i pagamenti in maniera più strutturale più consapevole quindi cosa dire siamo stati obbligati non è una pressione di adeguarsi o meno ma il mondo riarmato di questa direzione e quindi le carte di credito fanno da padrone sono curioso ho già detto dal dottor grassani che con grande attenzione seguirò quello che sarà l’opzione esempio di american express e riuscire ad avere da loro dei servizi sempre più taylor meno fatti su quelli che sono le nostre esigenze raccoglieremo un fiasco e quindi ci adegueremo e che ben venga una digitalizzazione semplici.
Non so se il dottor Grassani voleva fare un pò anche il punto di quello che è emerso durante questa interessante tavola penso che è stato citato dall’avvocato Simone.
Si è infatti devo dire che il flusso della nostra conversazione poi ha portato a farci capire rispetto alle esigenze quanto può semplificare uno strumento di questo tipo nella gestione della rendicontazione come dicevamo prima nella flessibilità di poterlo usare last minute sulle attraversi spetto a procedure più più complesse al fatto che la digitalizzazione in qualche modo tantissimi strumenti ci consente di di essenzialmente facilitare appunto l’acquisto quello che posso dire prendendo anche alcuni spunti e che avendo come dire americano espresso una storia piuttosto lunga siamo anziani anche maxi magari non lo dimostriamo oltre 160 anni di storia nel mondo consumer e poi piano piano riportata verso il mondo delle imprese e quello che abbiamo sempre cercato di fare è proprio questo quello di cercare di capire i fenomeni e oggi sul sul tema delle società grandi o piccoli a prescindere dimensione si rinnovano bisogna adeguarsi alle necessità quindi aumenta la dilazione dei pagamenti come diciamo prima rispetto a quello che è la data della fattura fino a 58 giorni piuttosto che fornire i pacchetti di servizi che possono essere per classici servizi viaggio i famosi travel entertainment che erano lo storico posizionamento di via cui prodotti come quello di american express per portarlo anche verso quello che può il tipico pagamento dei fornitori che vanno dallo scarico delle visure a tutto l’utilizzo del pagamento di software hardware diciamo la gestione proprio quotidiano delle spese di affari dell’impresa quindi sono molto contento che il trend è questo a volte forzato a volte naturalmente portato verso questa direzione e cercheremo sempre di supportare i nostri clienti con soluzioni sempre più innovative.
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